Spracúvanie archívnych dokumentov

Spracúvanie archívnych dokumentov je súhrnný názov pre identifikáciu, klasifikáciu, systematizáciu a hodnotenie archívnych dokumentov. Je to proces premeny neorganickej alebo menej organickej masy záznamov prácou archivára na organický celok:

1. Triedenie, t. j. klasifikácia archívnych dokumentov:

• Triedenie je hodnotenie a zaraďovanie archívnych dokumentov do archívnych fondov. Dôsledne zadeľovanie archívnych dokumentov do fondu, archivár využíva svoje poznatky z dejín pôvodcu a posudzuje historickú a archívnu hodnotu každého dokumentu, uplatňuje provenienčný (organický súbor dokumentov, vzniknutý z organizačnej činnosti pôvodcu), prípadne pertinenčný princíp (podľa vecných hľadísk) triedenia.

2. Usporadúvanie archívnych dokumentov v archívnom fonde:

• Archivár pri tvorbe fondu rozhoduje o usporiadaní archívnych dokumentov vo vnútri archívneho fondu, podľa vopred stanovenej schémy, ktorá je pôvodná alebo dodatočne vytvorená, pri jej stanovení berie do úvahy vývoj pôvodcu. Cieľom usporadúvania je umožniť pri zachovaní organických vzťahov medzi archívnymi dokumentmi prístup k informáciám, ktoré obsahujú.
• Usporadúvanie základných typov archívnych dokumentov (listiny, úradné knuhy, spisový materiál, účtovný materiál, mapy, korešpondencia). Proces usporadúvania archívnych dokumentov má tri stupne:

1. Najdôležitejšie je správne zaradenie každého archívneho dokumentu do celku (do fondu), kam svojím pôvodom organicky patrí. Tento stupeň nazývame triedenie.
2. Druhým stupňom je zaradenie do fondu archívu, do ktorého patrí svojím obsahom i územnou kompetenciou.
3. Posledným stupňom je zaradenie archívneho dokumentu v rámci fondu.

Základným predpokladom správneho využitia archívneho dokumentu je jeho zaradenie do fondov, čiže celkov, do ktorých už pri svojom vzniku organicky patrili. Túto zásadu usporiadavania v praxi nazývame uplatňovanie provenienčného princípu.

Takýmito celkami môžu byť:

1. súbory písomností, ktoré vznikali ukladaním dôležitých dokumentov zabezpečujúcich spoločenské a ekonomické postavenie, dokumentujúce správu majetku, výkon verejnosprávnej, súdnej a inej činnosti (mestá, mestečká, župy, súdy, cirkevné inštitúcie, cechy, spolky, šľachtické rody a pod.);
2. registratúry úradov a inštitúcií, ktoré po vyraďovaní v staršom období aj bez vyraďovania prevzali archívy;
3. súbory písomných a iných dokumentov úradnej i neúradnej povahy, ktoré vznikli z verejnej, najmä politickej, hospodárskej, kultúrnej, vedeckej a umeleckej činnosti významnejších osôb alebo rodín;
4. súbory dokumentov, zhromaždených právnickými alebo fyzickými osobami za určitým dokumentačným účelom.

Takéto celky nazývame archívnymi fondami. Sú základnými triediacimi a evidenčnými jednotkami v archívoch. Súbory archívnch dokumentov rozličného pôvodu, vytvorené pre určité dokumentačné účely, nazývame zbierkami. Zbierky dostávajú názvy podľa svojho charakteru (zbierka listín, máp a plánov, hudobnín, cechových dokumentov a pod.), podľa svojho tvorcu, alebo kombinovaním oboch týchto prístupov. Fondy vzniknuté z činnosti významných osôb nazývame osobnými fondami (v názve uvedieme meno pôvodcu) a fondy celého rodu alebo rodiny zasa rodinnými alebo rodovými fondami.

3. Hodnotenie archívnych dokumentov je odborný postup pri hodnotení záznamu, v ktorom sa stanoví historická, administratívna a správna hodnota záznamu, rozlišujeme záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou a záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty. Najdôležitejšiu úlohu pri hodnotení hrá jedinečnosť obsiahnutých informácií v zázname, význam pôvodcu a pod. Základom pri hodnotení je analýza a porovnanie a syntéza. Historická hodnota archívneho dokumentu – sa určuje podľa kritérií hodnotenia, t. j. obsah záznamu, význam pôvodcu záznamu, obdobie vzniku záznamu, jedinečnosť vyhotovenia záznamu, hodnovernosť záznamu, vlastnosti nosiča záznamu.