Sprístupňovanie

Sprístupňovanie archívnych dokumentov

Sprístupňovanie archívnych dokumentov je súhrn odborných činností, ktorých účelom je umožniť prístup k informáciám, ktoré obsahujú. Efektívne využívanie archívnych dokumentov predpokladá ich správne usporiadanie a vypracovanie takých archívnych pomôcok, ktoré zabezpečia ich evidenciu, poskytnú náležitý prehľad a informácie o ich obsahu.

Archívna pomôcka je súbor záznamov o archíve, archívnom fonde, archívnej zbierke alebo ich časti, vyhotovený s cieľom evidencie a prístupu k informáciám, ktoré obsahujú. Archívne pomôcky sa delia na syntetické a analytické.

1. Syntetické archívne pomôcky poskytujú súhrnné informácie o archívoch, archívnych fondoch a zbierkach a sú:

  • sprievodca po archívnych fondoch (archíve)
  • opis archívnych fondov
  • rozbor archívnych fondov

Sprievodca po archívnych fondoch (archíve) je syntetická archívna pomôcka poskytujúca základné informácie o fondoch archívu a možnostiach ich využitia. Vydáva sa knižnou formou, je dlhodobou archívnou pomôckou. Variantom sprievodcu je informatívny sprievodca, ktorý poskytuje základné informácie o archívoch.

Rozbor archívneho fondu je syntetická archívna pomôcka, ktorá podáva komplexný pohľad na archívny fond so zameraním na pochopenie a vedecké využitie jeho dokumentárnej hodnoty.

Opis archívneho fondu je archívna pomôcka, ktorá obsahuje základné informácie o archívnom fonde, jeho časovom rozsahu, štruktúre, obsahu, stave, rozsahu a stupni spracovania. Opis fondu poskytuje základné údaje aj o jeho pôvodcovi.

1. Analytické archívne pomôcky poskytujú podrobné, čiže analytické informácie o archívnych dokumentoch a sú:

  • inventár
  • katalóg
  • generálny register

Inventár je archívna pomôcka obsahujúca súpis inventárnych jednotiek archívneho fondu. Má pevnú štruktúru. Titulný list obsahuje názov archívu a pracovníka, ktorý archívny fond spracoval, názov archívneho fondu, časové rozpätie fondu a druh pomôcky. V úvode poskytuje informácie o pôvodcovi archívneho fondu, dejinách a obsahu fondu, jeho archívnu charakteristiku a protokolárny záznam o vypracovaní archívnej pomôcky. Za úvodom nasleduje súpis inventárnych jednotiek. Pomocný aparát sa skladá zo zoznamu skratiek, registrov a obsahu. Záver inventára tvorí tiráž, ktorá obsahuje okrem údajov uvedených na titulnej strane, aj údaje o počte strán inventára, počte vyhotovených exemplárov a meno a dátum schválenia inventára. Inventár môže byť čiastkový, dočasný, skupinový a združený.

Katalóg je archívna pomôcka, obsahujúca podrobný opis katalogizačných jednotiek. Katalóg sa môže vypracovať na úrovni fondu, archívu alebo aj na úrovni viacerých archívov. Podrobne sprístupňuje obsahu archívneho fondu alebo archívnej zbierky alebo jeho/jej časti. Na úrovni fondu môže byť systematický alebo tematický katalóg. Na úrovni viacerých archívov sa vyhotovuje len tematický katalóg. Katalóg sa vyhotovuje v knižnej forme a má pevnú štruktúru, ktorá je takmer totožná so štruktúrou inventára, len namiesto inventárneho súpisu, katalóg obsahuje súpis katalogizačných jednotiek.

Generálny register je archívna pomôcka, poskytujúca prehľad o obsahu všetkých archívnych súborov jedného archívu.

3. Archívny informačný systém tvoria:

  1. evidencia
  2. archívne pomôcky (sprievodca, inventár, katalóg a register)
  3. koordinovanie a budovanie centrálnej databázy archívnych fondov, archívnych zbierok a súborov archívnych dokumentov v SNM
  4. zabezpečovanie a spracovávanie aj údajov pre automatizovaný informačný systém v rozsahu archívnych fondov Archívu SNM
  • Prostredníctvom publikačnej, prednáškovej, propagačnej a výstavnej činnosti zverejňovanie a informovanie o výsledkov odbornej práce a archívnom bohatstve archívu.
  • Podieľaním sa na výstavných akciách:
    a) požičiavaním archívnych dokumentov na výstavy
    b) vlastnou výstavnou prezentáciou
    c) v spolupráci