Evidencia

Evidencia archívnych dokumentov

Ústrednú evidenciu archívnych fondov a archívnych zbierok (archívnych dokumentov) vedie Archív SNM v Bratislave a tvoria ju:

  • evidenčné listy k archívnym fondom, archívnym zbierkam a súborom archívnych dokumentov,
  • kniha prírastkov,
  • kniha depozitov,
  • kniha úbytkov,
  • archívne pomôcky (sprievodca, inventár, katalóg, register, súpis) a iné evidenčné a informačné pomôcky.

Pobočky Archívu SNM zasielajú dva exempláre archívnej pomôcky k archívnemu fondu alebo zbierke, vedeniu Archívu SNM, pričom jeden exemplár archívnej pomôcky zasiela Archív SNM Ministerstvu vnútra SR – odboru archívov v Bratislave, ktoré vedie ústredný archívny informačný systém na Slovensku.

1. Prvostupňovú evidenciu v archíve tvoria:
  • Preberací zoznam obsahuje základné údaje o preberaných dokumentoch - názov fondu, poradové číslo položky, časový rozsah, stručnú charakteristiku obsahu a množstvo vyjadrené v evidenčných jednotkách (počet listín, kníh, škatúľ, obalov a pod.) a potvrdenie oboch strán o prevzatí a odovzdaní dokumentov Evidenčný list jednotného archívneho fondu (JAF) - je jednotne vedený formulár, na ktorom sú zaznamenané základné údaje o množstve a zložení archívneho fondu alebo archívnej zbierky. 
  • Evidenčný list archívneho fondu alebo archívnej zbierky vytvára každý archív. Ústrednú evidenciu evidenčných listov archívnych fondov, archívnych zbierok alebo súborov archívnych dokumentov SNM vedie Archív SNM v Bratislave a zasiela ich do centrálnej evidencie archívneho dedičstva Slovenskej republiky na Ministerstvo vnútra SR - odbor archívov v Bratislave. 
  • Kniha prírastkov je evidencia, v ktorej sa zaznamenáva každý prírastok archívu. Archív vedie jednu knihu prírastkov, ktorá môže mať niekoľko zväzkov, v detašovaných pracoviskách sa prírastky samostatne neevidujú. 
  • Kniha úbytkov je evidencia o súboroch archívnych dokumentov vyradených z evidencie archívu. 
  • Kniha depozitov je evidencia o súboroch archívnych dokumentov prevzatých do zmluvnej úschovy. 
  • Súpis fondov je archívnou pomôckou pre rýchle a operatívne vyhľadávanie archívnych fondov a zbierok s prvotnou informáciou o fondoch a zbierkach archívu, obsahuje poradové číslo fondu, ktoré je totožné s poradovým číslom fondu v kartotéke evidenčných listov, názov fondu a jeho časový rozsah. 
  • Spis o fonde sa vedie ku každému archívnemu fondu v archíve, obsahuje súhrnné informácie o pôvodcovi archívneho fondu a samotnom fonde, tvorí ho:
  1. právna dokumentácia spojená so vznikom, zánikom a kompetenciou pôvodcu
  2. interné organizačné predpisy o správe záznamov a ich vyraďovaní z registratúry pôvodcu (registratúrny poriadok, registratúrny plán, vyraďovacie plány)
  3. dokumentácia archívu s pôvodcom
  4. dokumentácia o sprístupňovaní, ochrane a využívaní archívneho fondu
  • Lokačný prehľad poskytuje informácie o fyzickom uložení archívnych fondov, zbierok a jednotlivín v archíve. Skladá sa z dvoch častí – súpisu archívnych fondov podľa miesta ich uloženia (miesto, ulica, dom, poschodie, miestnosť, regál, sekcia, polica) a plánu jednotlivých priestorov.
2. Druhostupňovú evidenciu v archíve tvoria analytické a syntetické archívne pomôcky (pozri sprístupňovanie).